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8 Prácticas que todo RR.PP debe conocer

PublicRelations

La aparición de las tecnologías de comunicación 2.0 hace diez años, transformó la industria de las comunicaciones y las practicas de las profesiones que participan.  Las relaciones públicas se han convertido en un campo que requiere el conocimiento y el dominio de nuevas prácticas para llevar a cabo sus funciones.

El profesional de las relaciones públicas debe ser capaz de estar al tanto de los nuevo métodos de investigación, desarrollar políticas específicas para guiar la participación pública y la de los empleados, experimentar la gestión de contenido utilizando una gran variedad de canales de redes sociales, y construir relaciones con los accionistas utilizando las nuevas tecnologías.

La siguiente lista es un resumen de 8 prácticas que todo RR.PP debe conocer:

1. Elaborador de políticas

Debes tener en cuenta que una parte crucial del proceso de planeación y estrategias de comunicación incluye la elaboración de políticas de redes sociales, entrenamiento y gobernabilidad de estas.

Algunas funciones que debes llevar a acabo son: auditar el uso de los medios sociales o la presencia en línea de la organización, y el uso general de los medios sociales por parte de los empleados. Evaluar el nivel de conocimiento de los empleados. Preparar seminarios, talleres, etc., para actualizar al día a todos los usuarios/departamentos.

Herramienta: Socialmediagovernance: Sitio que sirve para la revisión de políticas y programas de gobernabilidad de los medios sociales. 

2. Generador de colaboración interna

Los medios sociales comienzan en el interior de la organización. Conforme el uso de las redes sociales se extienda dentro de la compañía, es muy importante que  trabajes con departamentos específicos (RR.PP, Publicidad, Mercadotecnia, Ventas, etc.)

Haz un plan solido de colaboración interna acerca de la visión y los objetivos de una nueva plataforma de comunicaciones. (utiliza como punto de referencia un  caso de éxito, por lo general mostrando un aumento en el uso, proyectos en tiempo y forma, y mejorando presupuestos)

Herramientas:
Compartir documentos y gestión de proyectos: GoogleDocs, Basecamp, Twiddla, Zoho Projects, and One Hub.
Colaboración y presentaciones web: VyewWebExGoToMeeting, and Skype.
Colaboración e innovación para empresas 2.0: Microsoft SharePoint 2010, IBM Enterprise 2.0, Socialcast,  SocialtextYammerGrou.psNing

3. Experimentador de nuevas tecnologías

No basta con conocer múltiples herramientas, también hay que saber utilizarlas, por eso es necesario estar en un constante proceso de actualización y prueba de las siguientes tecnologías:

Herramientas de monitoreo y medición de medios sociales – Medición y analíticas de páginas web – Herramientas de influencia de redes sociales – Plataformas de colaboración en medios sociales (fotos, videos, nichos, etc.) – Sistemas de gestión de contenidos/plataformas de blogs (CMS) – Comunicados de prensa en redes sociales y/o Cables de Noticias con Capacidades 2.0

Herramientas: monitoreo y medición
Gratis: Addictomaticbit.ly, Facebook Insights, HootSuiteMonitor-ThisSocial MentionTweetDeckWildfireWordleTopsyBackType, y BoardReader.
Depago: AlterianSM2BurrellesLuce Engage121CisionConverseonLithiumMeltwaterProsynaRadian6Sentiment MetricsSysomos, y  Vocus.
Otras herramientas gratis o de bajo coste: ClickyReinvigorate, and GoingUp
Herramientas para medir influencia en medios sociales:  CrowdboosterKloutPeerIndexTraackr, and Twitalyzer.
CMS: WordPressDrupalJoomla, and OpenText.

4. Organizador de las comunicaciones

El enfoque de arriba hacia abajo de los mensajes una vez aceptado ya no es viable. Debes crear un nuevo proceso de gestión de información a un nivel macro, y luego tener los departamentos individuales gestionando el proceso a un nivel micro.

Debes educar y redirigir una organización para implementar un nuevo proceso de comunicación. Puedes crear nuevos tipos de historias por medio del  desarrollo, coordinación y curaduría de contenido a través de diferentes canales de distribución, mientras toda la compañía construye conexiones más fuertes con los clientes.

En la práctica: Implementa de manera general un monitoreo e inteligencia de clientes. Determina un enfoque doble para el contenido (dependiendo el medio). Crea  un sistema universal para compartir contenido. Elabora de un manual o libro de estrategias sobre como “compartir” en los medios sociales. Redacta un resumen sobre el propósito de uso de los medios sociales de la compañía.

5. Doctor pre-crisis

Proactivamente construye planes de prevención de crisis con gráficos de respuestas a comentarios y herramientas útiles para identificar e ilustrar los niveles en que una crisis puede llegar a escalar a través de todos los medios de comunicación, incluidos los nuevos medios.

El equipo de RR.PP que desempeña el papel de Doctor Pre-Crisis sabe que la estrategia de contención de crisis en las redes sociales es: Una parte el monitoreo y tener las herramientas correctas en su lugar – Contar con una respuesta de comunicación preparada y conocer el personal de la compañía apropiado para participar – Una parte medición, cómo una empresa se ​​mueve a través de la evaluación de una situación negativa, y una evaluación comparativa sobre si la comunicación fue efectiva.

Herramientas:
Herramientas gratis para medir influencia por industria:  KloutPeerIndexAlltopAd Age Power150, and Twitalyzer.
Para monitorear crisis:
De pago: Viral HeatAlterianLithium, or Radian6
Gratis: SocialMentionTopsy, and Google Alerts.

6. Analista de reputación

Debes observar y analizar las relaciones de las audiencias con sus marcas y las comunidades en internet. Las responsabilidades del analista son:

1.Desarrollar un perfil de la audiencia: estudio, investigación y planeación de cómo conectar con la audiencia 2.Tecnología para analizar la dirección y el crecimiento 3.Estrategia para construir relaciones basadas en la cultura de la comunidad.

Herramientas:
Quantcast sirve para observar diferentes grupos y su participación en redes sociales específicas. 
MentionMapp te ayuda a visualizar relaciones en Twitter. 
Otras herramientas para analizar relaciones en comunidades sociales        TweetStatsTweetReachWhoTweetedMeTweet ArchivistTwenty FeetTwiangulateFacebook Insights, y Touch Graph 

7. Grupo de trabajo sobre la reputación

Este grupo está encargado de enseñar sobre los valores fundamentales y el tono de la marca. Debe tener preparado su seguimiento/monitoreo a gran velocidad para responder con inmediatez, precisión constante y la transparencia.

En la práctica el grupo trabaja en el aumento de la necesidad de: Ser más proactivo con la reputación de la marca – Proporcionar educación interna sobre el valor y el tono de la marca – Construir un equipo de auditores sobre sentimiento de la comunidad.

Herramientas: Herramientas gratis: Google AlertsSocial MentionTweetDeck, and HootSuite.

8. Maestro de las métricas

Debes saber diferenciar entre los resultados generados por los medios sociales  frente al rendimiento de los mensajes. La medición siembre ha sido un área desafiante, el nivel de responsabilidad es aún mayor con respecto a las comunicación en medios sociales.

Es fundamentalmente importante que las metas deben ser lo más cuantitativas posible, y contestar a las preguntas sobre: quién, qué, cuándo, y cuanto es el impacto esperado de una campaña de relaciones públicas. Puedes aplicar la siguiente formula: Resultados de RR.PP = cambios cuantificables en actitud o comportamiento, frente a outputs (los elementos tangibles en tu campaña) y los outakes (mensajes clave que busques que la audiencia reciba)

En resumen, debes tener lo siguiente:

Tener la habilidad de comunicar el ROI de los medios sociales a ejecutivos – Encontrar un programa de procesamiento de métricas para toda la compañía – Determinar la diferencia entre métricas de información, inspiración  interacción.

Herramientas: Microsoft Excel, Google AnalyticsBit.ly or Ow.ly

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Bibliografía: Breakenridge, Deirdre K. (2012) Social Media and Public Relations: Eight New Practices for the PR Professional. FT press.

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